كما لابد من ذكر اسباب منطقية وتوضيح الادلة، ولابد من ان يعلم الموظف بهذا التقرير ويكتب اسمه في خانة المطلعين على التقرير، لأنها من المهام الاخلاقية أن لا نكتب عن الموظف شئ ولا نسمح له بالدفاع عن نفسه. نختم الحديث عن نموذج كتابة تقرير عن موظف وقد تعرفنا فيما سبق على نموذج تقرير يومي عن سير العمل في المنظمة وعن الموظف السئ، ننتظر تعليقاتكم مشاركتك للمقال.
بعد تحديد العنوان وكتابة الملخص هناك جزئان تتخذهم أغلبية التقارير. ما هي المشكلة ؟ بعبارة أخري، الخلفية عن الموضوع قد يتضمن ذلك الهدف من التقرير. ما هي بالتحديد المشكلة التي تحاول حلها ؟ طرح أسباب صعوبة المشكلة ؟ بمعني طرح سبب هذه المشكلة هل تزال المشكلة بدون حل ؟ ما هي الإفتراضات التي تساعد في حل المشكلة ؟ ما هي النتائج الرئيسية ؟ عرض ملخص رئيسي للنتائج. ما هي الأفكار التي يدور حولها التقرير ؟ المقدمة عبارة عن نسخة مختصرة من التقرير لأن التقرير عبارة عن مزيد من التوسع للأمور التي تم عرضها بطريقة موجزة في المقدمة. المعلومات الأساسية: يجب أن تعرض علي القارئ المعلومات الأساسية عن المشكلة التي قمت من أجلها بإعداد التقرير. يتعرف القارئ علي المبادئ التي تحفزه للإستمرار في إستكمال قراءة التقرير. الدراسات السابقة: يتضمن هذا الجزء طرح تفسير لماذا قمت بهذا العمل ؟ ومقارنة بين إختيارك وعملك لهذه المشكلة بالدراسات السابقة في نفس الموضوع. علي سبيل المثال، قد تكون المقارنة بناء علي الأداء الوظيفي أو المنهج. تستغرق هذه الجزئية حوالي سطرين. يمكنك عرض هذه المقارنة في صورة جدول لكي يعرض أبعاد المقارنة المختلفة لكي يشعر القارئ بالدقة أثناء عرض النقطة لتوضيحها بشكل مختصر.
وهناك تقارير أخرى خاصة بالموظفين، والتي تتضمن حالتهم ما بين المثالية أو التقاعس. كما توجد أخرى تتضمن المهام، والأعمال والتي ترسلها الإدارة العليا إلى موظفيها. وسواء كانت تلك أو غيرها من تقارير العمل، فلابد أن يغلب عليها الطابع الرسمي. فتبدأ باسم الشخص الذي ستوجه إليه، ومن بعدها يتم إلقاء التحية، ثم سرد المعلومات التي نرغب في إيصالها إليه بشكل منظم وواضح. وفي نختتمها بجملة "وتفضلوا بقبول فائق الاحترام"، مع ضرورة توقيع المرسل وصفته، وكذلك توضيح تاريخ التقرير. في حالة إن كان التقرير يُصاحبه أي أوراق رسمية، أو مستندات من الضروري أن يتم الإطلاع عليها، فلابد من كتابة إشارة إلى القارئ في متن التقرير، لتُخبره بأن تلك المستندات تم إرفاقها، حتى ينتبه إليها. مثال: شركة/…………………………….. السيد/…………………………….. – مدير……………………. ، تحية طيبة بعد، نود أن نُحيط سيادتكم علماً بأنه …………………. …………………….. …………………………. ……………………… ……………………………. …………………. ……………. ………………………. ……………………………………………… ………………………. ………………………… ………………………………….. ……………………. …………….. ………………….. …………………………………… ……………………… …………………….. ……………………………… ……………………….. ……………………….. ……………….